OSAO-koulutuskuntayhtymä: monimutkainen toimitilaprojekti

Oulun alueella kymmenien eri alojen ammatillista koulutusta tarjoava OSAO-koulutuskuntayhtymä tarvitsi mittavaa toimitilamuutosta rakennusten tulevien korjaustarpeiden ja vuosien varrella muuttuneiden toimintojen tilatarpeiden vuoksi. Haahtela toteutti toimitilojen tarveselvityksen, joka mahdollistaa OSAO:n onnistumisen kustannustehokkaassa ja käyttäjien tavoitteet täyttävässä toimitilamuutoksessa.

OSAO-koulutuskuntayhtymän koulutustarjonta on monipuolista kattaen useiden kymmenten eri alojen koulutusta. Eri toimintojen käyttöön OSAO omistaa useita toimipisteitä ympäri Oulua. Vuosien varrella tapahtuneiden toiminnallisten muutosten vuoksi yhtymän kiinteistönhallinta oli selvityksen lähtötilanteessa osin pirstaloitunut, tilat eivät enää optimaalisesti vastanneet kaikkiin käyttäjien tarpeisiin ja osa tiloista oli jäänyt tarpeettomiksi.

Strategisena päätöksenä toimitilojen järkevöittämiseksi OSAO oli päättänyt kaikkien Oulun toimintojen keskittämisestä yhteen toimipisteeseen, osittain nykyisiä tiloja korjaten ja osittain uusilla paremmin toiminnan tuleviin tarpeisiin vastaavilla tiloilla.

Läpinäkyvät reunaehdot ja tavoitteet mahdollistavat tarveselvityksen onnistumisen

Haahtelan OSAO:lle toteuttama toimitilaprojekti aloitettiin määrittämällä yhdessä tilaajan kanssa organisaation toiminnan nykytila, tulevaisuuden näkymät ja tavoitteet sekä kampushanketta ohjaavat realistiset reunaehdot. Vaiheen tavoitteena oli syventää yhteistä ymmärrystä toiminnan nykytilasta, sitoutua hankkeen tavoitteisiin ja reunaehtoihin sekä kasvattaa koko henkilöstön sitoutumista toimitilahankkeeseen.

Toiminnan käyttäjälähtöinen tarkastelu mahdollistaa tilantarpeen optimoinnin toiminnan tarpeista tinkimättä

Toiminnan tilantarpeiden selvittämiseksi Haahtela järjesti projektin tarveselvitysvaiheessa OSAO:n henkilöstölle kymmeniä työpajoja ja erilaisia kyselyitä, joissa pohdittiin toiminnan tulevaisuutta ja tarpeita.

Henkilöstön kanssa käytyjen keskustelujen pohjalta Haahtela mallinsi eri toimintojen tilalliset tarpeet ja tilojen odotetut käyttöasteet Realaizer-simulaatiomallilla. Simulaation avulla tuotettiin tarkat kuvaukset tilojen käytölle:

• minkälaisia tiloja tarvitaan,
• kuinka paljon tiloja tarvitaan,
• minkäkokoisia tilojen on oltava,
• arvion käyttöasteista kullekin tilalle.

Ohjaus tarpeista tavoitteisiin

Ensimmäisen mallinnuksen tuloksia analysoitiin verraten asetettuihin tavoitteisiin ja reunaehtoihin, ja niiden pohjalta etsittiin kehitysmahdollisuuksia. Kehitysideoita ja -tarpeita validoitiin monialaisissa työpajoissa, joissa henkilöstön kanssa yhteiskehitettiin tilantarvetta tavoitteiden ja reunaehtojen mukaiseksi.

Tilantarpeen kehitysvaiheessa löytyi uusia mahdollisuuksia monialaiseen tilojen yhteiskäyttöön ja toimintojen ajalliseen jaksottamiseen. Yhteiskehittämisen kautta pystyttiin priorisoimaan ensimmäisessä vaiheessa esitettyjä toiveita ja löytämään lukuisia käyttäjien hyväksymiä optimointikeinoja, joiden yhteisvaikutus pienensi koko kampuksen tilantarvetta merkittävästi.

Tilojen käyttäjiä kuulemalla ja toimintaa simuloimalla hankkeessa onnistuttiin muodostamaan tilaohjelma, jonka toteuttaminen mahdollistaa tilojen määrän pienentämisen lähes 50 % nykyisestä toiminnan vaatimuksista tinkimättä.

Konkreettinen ratkaisuvaihtoehtojen vertailu simulaation avulla

Kun tavoitteet ja reunaehdot täyttävä tilaohjelma oli muodostettu, simuloitiin hankkeen konkreettiset toteutusvaihtoehdot Realaizeria hyödyntäen. Toiminnan tilatarpeet sovitettiin korjattaviin rakennuksiin ja tarvittaviin uudisrakennuksiin huomioiden toimintojen väliset synergiat sekä uusien tilojen tarpeen akuuttius.

Ratkaisuja etsiessä optimoitiin laajan hankkeen vaiheistus siten, että toiminnan jatkuvuus turvattiin ja väistötilojen tarve minimoitiin. Lopuksi kolmivaiheiselle toteutukselle laadittiin kolme ratkaisuvaihtoehtoa.

Ratkaisuvaihtoehtojen jokaisen hankevaiheen alustavat kustannukset sekä hiilijalanjälki arvioitiin Realaizeria hyödyntäen. Rakentamisen seurausvaikutusten rinnalle arvioitiin eri vaihtoehtojen kokonaisvaikutukset huomioiden tilojen käytön kustannukset ja hiilijalanjälki.

Vaihtoehtojen erojen teroittamiseksi ja OSAO:n päätöksentekoa helpottamaan muodostettuja ratkaisuvaihtoja vertailtiin kustannusten ja hiilijalanjäljen lisäksi sosiaalisista näkökulmista. Vertailun lopputuloksena tunnistettiin OSAO:n tulevaisuuden tavoitteita parhaalla tavalla reunaehtojen rajoissa tukeva toteutusratkaisu ja polku sen toteuttamiselle.

Ratkaisuna yli 50 % vähemmän tiloja kuin lähtötilanteessa

Toimitilaprojektin lopputuloksena OSAO:lle syntyi optimoitu ja konkreettinen ratkaisu toimintojen keskittämiseksi yhteen toimipisteeseen. Projektissa löydetty ratkaisu pienentää organisaation tilatarvetta ja -kustannuksia sekä tiloista aiheutuvaa hiilijalanjälkeä merkittävästi verrattuna lähtötilanteeseen. Ratkaisu mahdollistaa tulevaisuudessa OSAO:lle toimivat, terveelliset ja turvalliset tilat tukien samalla organisaation toiminnallisia, taloudellisia ja ympäristöllisiä tavoitteita.

”Aikaisempaan kokemukseemme verrattuna hankehallinta helpottui erityisesti tarveselvityksen läpiviennissä. Tarveselvityksessä oli suunnitelmallinen toimintamalli ja kohtuullinen määrä haastatteluja henkilöstölle.”
– OSAO:n kiinteistöjohtaja Jaana Valjus

Selvityksen aikana Haahtela ja OSAO:n organisaation eri tahot toimivat tiiviissä yhteistyössä. Eri vaiheissa osallistettiin laajasti eri käyttäjäryhmiä ja kuultiin keskeisiä sidosryhmiä. OSAO:n tahto osallistua aktiivisesti monimutkaiseen ja -tasoiseen toimitilaprosessiin tuki projektin läpivientiä ja lopputuloksen laatua. OSAO:n kiinteistöjohtaja Jaana Valjus kertoo:

”Aikaisempaan kokemukseemme verrattuna hankehallinta helpottui erityisesti tarveselvityksen läpiviennissä. Tarveselvityksessä oli suunnitelmallinen toimintamalli ja kohtuullinen määrä haastatteluja henkilöstölle. Mallinnetut vaihtoehtoiset skenaariot sekä niiden vertailu auttoivat tavoitteiden selkiytymisessä ja lopputuloksen tarkentumisessa, muuttuneessa toimintaympäristössämme.

Realaizer-simulaatiomallinnus toi tukea päätöksentekoa varten, auttoi oikea-aikaisessa tiedottamisessa ja oikeiden henkilöiden osallistamisessa. Kaikki selvityksessä tuotetut dokumentit ja materiaalit olivat selkeitä. Tulevaisuuden kiinteistöjen kustannukset pienenivät yli 40 % selvityksen myötä.”