Juvan kunta ohjaa kiinteistöomaisuuttaan ennakoivalla otteella

Etelä-Savossa sijaitseva Juvan kunta päätti ohjata kiinteistöomaisuuttaan ennakoivalla otteella. Haahtelan tarjoamasta tarveselvitys -palvelusta erityisesti kunnille räätälöity palvelumalli tehosti Juvan kirjaston ja kunnanviraston tilankäyttöä jopa neljäsosaan aiemmasta.

Monet kunnat Suomessa kohtaavat haasteita kiinteistöomaisuuden hallinnassa ja ennakoivassa ohjauksessa. Heikkokuntoisia tiloja voi olla hajallaan erillisissä paikoissa, eivätkä ne vastaa nykyhetken tai tulevaisuuden käyttäjätarpeisiin. Ylimääräiset ja huonosti tarpeisiin vastaavat tilat aiheuttavat paljon turhia kustannuksia ja resurssiongelmia muutenkin tiukan kulukurin kunnissa. 

Tekemämme selvityksen alussa havaittiin, että Juvan kunnassa oli kiinteistöihin vuosien varrella kertynyt huomattavasti ylimääräistä ja vajaakäytöllä olevaa tilaa, mikä johti kohonneisiin ylläpitokustannuksiin. Samaan aikaan tulevien korjaustarpeiden tuomat haasteet olivat tulossa nopeasti eteen. Kunnassa oli myös havaittu, että nykyisin erillisessä rakennuksessa toimivien kirjaston ja kunnanviraston yhteistyötä voisi olla mahdollista kehittää.

Tarveselvitys säästää merkittävästi kustannuksia

Haahtela on kehittänyt tarveselvitys -palvelusta erityisesti kunnille räätälöidyn palvelumallin, jonka ytimessä on yksityiskohtainen ja tarkka tilojen käyttötarpeiden selvitys sekä erilaisten toteutusratkaisujen arviointi.

Tarveselvitys -palvelun avulla saatiin aikaiseksi merkittäviä säästöjä kunnan kiinteistönhallintaan: tilantarve tehostui jopa neljäsosaan nykyisestä. Tilatarpeiden uudelleen määrittäminen ja kiinteistökulujen merkittävä karsiminen mahdollistivat toimintatapojen modernisoinnin sekä aluerakenteen kehittämisen entistä saavutettavammaksi ja eläväisemmäksi.

Tarveselvitykseen liittyvissä haastatteluissa ja työpajoissa tunnistettiin käyttäjien kanssa keinoja kehittää tulevaisuuden toimintaa niin, että käytössä olevia neliöitä voidaan vähentää tinkimättä toiminnan laadusta.Vaikka taloustilanne onkin usein muutoksen ajurina, ei tilatarpeen vähenemistä tulisi pitää itseisarvona. Tehokkaampi tilankäyttö ja suunnitelmallinen toiminnan kehittäminen johtavat kuitenkin usein tilantarpeen pienenemiseen – kuten tässäkin tapauksessa.

1. vaihe tarveselvitys-palvelussa

Ensimmäisenä tunnistetaan organisaation toiminnallinen tavoitetila sekä tilaratkaisun taloudelliset ja tekniset reunaehdot. Niihin perustuen toimintaa ja sen kehitysmahdollisuuksia analysoidaan käyttäjälähtöisesti.

Selvitimme ensimmäiseksi kunnan nykyisten peruskorjausiässä olevien rakennusten tarpeet. Kirjastorakennuksessa oli havaittu sisäilmaongelmia ja kunnanviraston tilat olivat liian suuret muuttuneen toiminnan johdosta. Yhdessä kunnan edustajien kanssa tunnistettiin toiminnan nykytila ja kehittämistarpeet sekä määritettiin projektin ja sen lopputuloksen tavoitteet.

Kun projektin tavoitetila ja reunaehdot oli tiedossa, perehdyttiin organisaation toimintaan syvemmin yhdessä tilojen käyttäjien ja henkilöstön kanssa lukuisien haastattelujen avulla. Kartoitusvaiheessa tarkasteltiin toimintatapoja sekä pohdittiin mahdollisuuksia niiden kehittämiseen. Tilakierrokset auttoivat käyttäjiä havainnollistamaan toimintaa käytännössä ja osoittamaan nykytilojen puutteita. Luomalla läpinäkyvyyttä toimintaan pystyimme samalla myös parantamaan edellytyksiä tilojen yhteiskäytölle tulevaisuudessa.

2. vaihe tarveselvitys-palvelussa

Toiminnan analyysin tuloksena syntyy eri yksikköjen toiminnan kuvaukset sekä toimintojen tilatarpeiden määritys.

Analyysivaiheen jälkeen havaittujen tilatarpeiden pohjalta tehtiin tarkempi simulaatiomallinnus käyttäen Haahtelan kehittämää Realaizer-ohjelmistoa. Mallinnuksen avulla vertailtiin erilaisia vaihtoehtoja ja niiden seurausvaikutuksia tilankäyttöön, kustannuksiin ja päästöihin. Käytännössä lopputuloksena saatiin yksityiskohtainen tilaluettelo, joka perustuu käyttäjien todellisiin tarpeisiin.

Mallinnuksen avulla vahvistui, että tilatarve oli huomattavasti nykyistä pienempi. Tähän vaikutti muun muassa se, että:

• kunnanvirastossa oli ennestään huomattavan paljon käyttämätöntä tai vajaakäyttöistä tilaa,
• osa käyttämättömistä tiloista on vuokrattu ulos, eikä vuokralaisten tilatarpeita ollut tarpeen huomioida jatkossa,
• löydettiin hyviä yhteiskäyttömahdollisuuksia kirjaston ja kunnanviraston tilojen välillä: esimerkkinä näistä henkilöstön tilat, kokoustilat ja asiakaspalvelutilat.

3. vaihe tarveselvitys-palvelussa

Tilatarpeiden määrityksen jälkeen siirrytään seuraavaan vaiheeseen eli ratkaisuvaihtoehtojen kartoittamiseen ja arviointiin. Simulaatiomallinnuksella vaihtoehtojen vertailu sujuu helposti ja nopeasti.

Toiminnan tilatarve voidaan ratkaista lukemattomilla eri tavoilla. Ratkaisuvaihtoehtojen vertailussa oleellista on, että vaihtoehtojen kannattavuus on aina yksilöllistä ja ne tulee tutkia erikseen.

Tässä selvityksessä vaihtoehtoja arvioitiin tarkasti nykyisten rakennusten soveltuvuuden sekä mahdollisten uudisrakennusvaihtoehtojen taloudellisien, ekologisien sekä toiminnallisien näkökulmien perusteella. Lisäksi päätökseen vaikutti monet laadulliset tekijät, kuten saavutettavuus, taajamakuva, ja toteutukseen liittyvät riskitekijät.

Selvityksessämme tunnistimme mahdollisuuden hyödyntää osaa nykyisestä kunnanvirastosta purkamalla tilatarpeen ylittävät osat ja peruskorjaamalla jäljelle jäävät uudenlaisiin tarpeisiin sopiviksi. Sisäilmaongelmista kärsineen kirjaston korjaaminen olisi ollut kestämätöntä niin kustannusten kuin toimivuudenkin näkökulmasta.

Tutkimme myös uudisrakentamisen vaihtoehdot eri tonteille sekä vaihtoehdon, jossa molemmat rakennukset olisi peruskorjattu nykyisessä laajuudessaan. Tavoitteena oli säilyttää rakennusten keskeinen sijainti kunnan muiden keskeisten palveluiden läheisyydessä.

Eri vaihtoehtojen vertailu osoitti, että:

• toiminnan jatkaminen kahdessa nykyisessä rakennuksessa olisi ollut kaikkein epäsuotuisin ratkaisu.
• uudisrakentamisen vaihtoehdot ovat lähes yhdenvertaiset kustannuksiltaan ja hiilijalanjäljeltään kuin vaihtoehto, jossa kunnanviraston rakennus muokataan osin uudelleen.

Kiinteistönhallinnan kustannukset pienenevät

Tarveselvityksen pohjalta Juvan kunta varmistaa, että kunnan kiinteistöhallinnan kustannukset tulevat merkittävästi pienenemään samalla kun käyttäjille ja kunnan asukkaille saadaan toimivat, nykyaikaiset ja tulevaisuuteen soveltuvat tilat. Lisäksi hankkeen suunnittelussa on otettu huomioon päästötavoitteet, ja hiilijalanjälki pienenee uuden tilaratkaisun myötä. Haahtelan tarjoama asiantuntemus ja selkeät, perustellut johtopäätökset saivat kiitosta Juvan kunnan ohjausryhmältä.

Tarveselvitystä seuranneessa jatkoselvityksessä laadittiin myös Juvan seurakuntatalon toimintojen toimitilaohjelma sekä tutkittiin sen toteuttamista eri vaihtoehdoissa huomioiden mahdollisuudet yhteistyöhön kunnan kanssa. Haahtelan selvityksen perusteella Juvan kunnan ja seurakunnan keskeiset toiminnot ovat saamassa modernit ja kustannustehokkaat tilat, jotka keräävät kuntalaiset saman katon alle.

→ Lue lisää: Juvan kunta ja Juvan seurakunta yhteistyöhön tilojen suunnittelussa